Das Mandatsbüro Rhein-Ruhr, Mülheim an der Ruhr
Privates Office für Menschen mit Verantwortung
Ihre Ruhe. Unsere Verantwortung.
Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmer und Privatpersonen, die ihre Zeit für das Wesentliche reservieren.
Unsere Services
Sechs Bereiche, in denen wir Verantwortung übernehmen: organisieren, koordinieren, vermitteln, vertreten. In Mülheim, Oberhausen, Essen, Duisburg und Umgebung.
Für wen wir arbeiten
Fünf typische Situationen aus dem Alltag. Die Namen sind Beispiele, keine Mandantenberichte. Wenn Sie sich in einer davon wiederfinden, wissen Sie, worüber wir im Kennenlerngespräch sprechen.
Ihre Mutter wohnt allein in Mülheim. Sie wohnen 600 Kilometer weit weg und telefonieren dreimal die Woche mit schlechtem Gewissen.
Herr B., 52, Vertriebsleiter. Seine Mutter, 79, kommt allein zurecht, aber die Heizung tropft, der Antrag auf einen Pflegegrad liegt seit Wochen herum, und zum Kardiologen kommt sie nicht ohne Begleitung.
Was wir übernehmen
- Antrag auf einen Pflegegrad nach ihren Angaben ausfüllen und zum Begutachtungstermin mitkommen
- Arzttermine koordinieren und begleiten
- Handwerker organisieren, vor Ort sein und die Ausführung kontrollieren
- Behördenpost bearbeiten
- Monatlich ein schriftlicher Statusbericht an den Sohn
Wir organisieren und begleiten. Pflegeleistungen erbringen Pflegedienste; zu Leistungsansprüchen und Widersprüchen beraten Pflegestützpunkt oder Anwalt.
Ihre Eigentumswohnung steht in Essen. Sie stehen nicht daneben, wenn der Handwerker kommt.
Eine Wohnung als Kapitalanlage, der Eigentümer lebt in einer anderen Stadt oder im Ausland. Der Mieter meldet einen Wasserschaden, oder die Wohnung muss vor der Neuvermietung renoviert werden. Drei gegoogelte Handwerkernummern, zwei rufen nicht zurück, einer nennt am Telefon einen Preis, ohne die Wohnung gesehen zu haben.
Was wir übernehmen
- Ortstermin wahrnehmen, Schaden oder Renovierungsbedarf mit Fotos dokumentieren
- Mehrere Handwerksbetriebe anfragen und die Angebote vergleichbar aufbereiten
- Termine zwischen Handwerksbetrieb und Mieter koordinieren
- Zugang zur Wohnung organisieren und bei Bedarf vor Ort sein
- Abnahme begleiten und Mängel dokumentieren
- Rechnung gegen die vereinbarte Leistung prüfen, bevor Sie zahlen
Einzelne Projekte statt laufender Verwaltung. Mietverwaltung, Betriebskostenabrechnung und Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz gehören zu einer zugelassenen Hausverwaltung.
Sie führen ein Bauunternehmen mit acht Mitarbeitern. Ihr Deutsch reicht für die Baustelle, aber nicht für den Brief vom Hauptzollamt.
Herr A., 41, arabischer Herkunft, hat seit sechs Jahren eine Firma für Trockenbau. Aufträge bekommt er über Mundpropaganda genug. Was ihn aufreibt: Meldungen an die SOKA-Bau, die Anmeldung neuer Mitarbeiter, Post von der Berufsgenossenschaft, und die Ungewissheit, ob er etwas übersehen hat.
Was wir übernehmen
- Behördenpost öffnen, auf Arabisch erklären und die Antwort nach seinen Angaben formulieren
- Formulare für Sozialversicherung, Krankenkasse und SOKA-Bau nach seinen Angaben ausfüllen und Fristen im Blick behalten
- Angebote und Rechnungen in korrektem Geschäftsdeutsch schreiben
- Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten und den Kontakt zu ihm halten
Wir füllen aus, ordnen und übersetzen. Lohnabrechnung, steuerliche Meldungen und die rechtliche Bewertung von Bescheiden bleiben bei Steuerberater und Anwalt.
Die Geschäftsidee steht, oft auch die Finanzierung. Was fehlt, ist die Reihenfolge.
Gewerbeanmeldung, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Rechtsform, Handelsregister, Betriebsnummer, Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft, je nach Branche eine Gewerbeerlaubnis. Jede Stelle setzt voraus, dass eine andere schon erledigt ist, und niemand sagt einem das vorher.
Was wir übernehmen
- Reihenfolge und Unterlagenbedarf vorab klären, bevor der erste Antrag rausgeht
- Gewerbeanmeldung vorbereiten und zum Termin mitkommen
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nach Ihren Angaben und den Vorgaben Ihres Steuerberaters ausfüllen
- Anmeldungen bei Berufsgenossenschaft und Sozialversicherung vorbereiten
- Rechnungsvorlage anlegen und die Pflichtangaben mit dem Steuerberater abstimmen
- Ablage- und Belegsystem aufbauen, Kontakt zum Steuerberater herstellen und die Übergabe vorbereiten
- Bei Gründung mit Bankfinanzierung: Unterlagenliste für die Hausbank erstellen und die Mappe vollständig zusammenstellen
Wir klären die Reihenfolge, füllen aus und begleiten. Die Wahl der Rechtsform, steuerliche Entscheidungen wie die Kleinunternehmerregelung und die Prüfung von Verträgen gehören zu Steuerberater und Anwalt. Eine Finanzierung vermitteln wir nicht.
Sie wollen ein Mehrfamilienhaus kaufen. Die Bank verlangt Unterlagen, von denen Sie noch nie gehört haben.
Familie K. hat eine Immobilie im Blick. Die Bank verlangt Selbstauskunft, Einkommensnachweise, Objektunterlagen und einen Eigenkapitalnachweis. Zweimal haben sie etwas eingereicht, zweimal kam eine Nachforderung.
Was wir übernehmen
- Vollständige Unterlagenliste erstellen, bevor das erste Mal etwas eingereicht wird
- Selbstauskunft und Haushaltsrechnung sauber aufbereiten
- Objektunterlagen bei Makler oder Verkäufer anfordern und auf Vollständigkeit prüfen
- Die Mappe so zusammenstellen, wie eine Kreditabteilung sie erwartet
- Kostenvoranschläge von Handwerksbetrieben für Modernisierungsdarlehen einholen
Nur Unterlagenaufbereitung. Wir vermitteln keine Finanzierung, empfehlen keine Bank und beraten nicht zu Konditionen.
Ihre Situation ist eine andere? Beschreiben Sie sie in der Anfrage, dann sagen wir Ihnen offen, ob wir die richtigen sind.
Deutsch, Arabisch und Englisch
يمكنكم التواصل معنا بالعربية.
Deutsche Verwaltungssprache ist auch für Muttersprachler nicht selbsterklärend. Wer Deutsch als Zweitsprache spricht und das System nicht von Kindheit an kennt, hat eine doppelte Hürde: die Sprache und die Logik dahinter. Welche Frist ist verbindlich? Was passiert, wenn man nicht reagiert? Welche Meldung geht an wen?
Die Folge ist selten Nachlässigkeit. Häufiger ist es Aufschieben: Der Brief wird weggelegt, weil unklar ist, was er verlangt. Vier Wochen später ist aus einer Anfrage eine Mahnung geworden.
Jasmin Al Sharif ist in Deutschland geboren und aufgewachsen und hat arabische Wurzeln. Sie spricht beide Sprachen auf Muttersprachlerniveau und kennt die deutsche Verwaltung aus über zehn Jahren Kundenberatung. Wir sichten Ihre Post, erklären sie auf Arabisch oder Englisch und formulieren die Antwort auf Deutsch.
Beratung, Termine und Korrespondenz sind auch auf Englisch möglich, etwa für Mandanten, die neu in Deutschland sind oder aus dem Ausland heraus Angehörige oder eine Immobilie im Ruhrgebiet betreuen lassen.
Beglaubigte Übersetzungen von Urkunden und Dokumenten dürfen nur vereidigte Übersetzer anfertigen; die vermitteln wir Ihnen.
Warum Ihr Vertrauen berechtigt ist
Zuverlässigkeit
Seit 2012 in der Kundenberatung. Zusagen und Fristen werden eingehalten.
Diskretion
Was Sie uns anvertrauen, bleibt bei uns. Auch gegenüber Ihrem Umfeld.
Erfahrung mit Baubetrieben
Angebote prüfen wir nicht nur auf den Preis, sondern auch darauf, was nicht darin steht.
Netzwerk im Ruhrgebiet
Kontakte zu Handwerksbetrieben und Dienstleistern, auf die wir zurückgreifen, wenn es schnell gehen muss.
Vor Ort
Wer nicht selbst nach Mülheim, Oberhausen oder Essen fahren kann: Wir nehmen Termine wahr, sehen uns die Ausführung an und halten den Stand schriftlich fest.
Ordnung in den Unterlagen
Papier wird sortiert, gescannt und so abgelegt, dass es wiederzufinden ist. Mehr Technik muss es nicht sein.
Konkret heißt das: eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung, auf Wunsch ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Unterlagen verschlossen und Daten passwortgeschützt. Partner aus unserem Netzwerk werden schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Wir nehmen nicht jedes Mandat an.
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem persönlichen Gespräch. Wir arbeiten mit einer begrenzten Zahl von Mandanten und ausschließlich auf Basis fester Monatspauschalen, nicht auf Stundenbasis. Passt ein Anliegen besser zu einem anderen Anbieter, sagen wir Ihnen das offen.
Diese Klarheit ist Teil des Angebots. Das Mandatsbüro arbeitet nach einem optimierten Zeitmodell mit festen Bearbeitungstagen. Das bedeutet: volle Qualität, zuverlässige Antworten innerhalb von 5 Werktagen.
Ablauf
Drei Schritte von der Anfrage bis zum ersten Bearbeitungstag.
Schritt 1 von 3
Kennenlerngespräch
Sie schreiben uns, was ansteht. Innerhalb von 5 Werktagen melden wir uns für ein persönliches Gespräch, telefonisch, per Video oder in Mülheim. Unverbindlich.
Schritt 2 von 3
Umfang und Pauschale
Wir legen fest, welche Aufgaben wir übernehmen und in welchem Rhythmus. Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit fester Monatspauschale. Kein Stundenzettel.
Schritt 3 von 3
Übergabe und feste Bearbeitungstage
Wir vereinbaren, wie Unterlagen zu uns kommen: Abholung, Scan oder Postfach. Ab dann bearbeiten wir Ihre Aufgaben an festen Tagen und melden zurück, was erledigt ist.
Werdegang
- seit 2023Beratung von Privatkunden, Deutsche Bank
- 2020 bis 2023Kundenberaterin, Postbank
- 2017 bis 2020Filialleiterin, Deutsche Telekom
- 2015 bis 2017Senior-Beraterin Geschäftskunden, Deutsche Telekom
- 2012 bis 2015Beraterin, Deutsche Telekom
Über uns
Jasmin Al Sharif, Inhaberin
Ich arbeite seit 2012 in der Kundenberatung, seit 2020 in der Bankberatung. Das ist ein Umfeld, in dem Diskretion, Sorgfalt und verbindliche Zusagen den Unterschied machen, und in dem man täglich mit Vollmachten, Formularen und Fristen zu tun hat.
In dieser Zeit habe ich immer wieder gesehen, woran es im Alltag scheitert: nicht am Willen, sondern an Zeit, Überblick und räumlicher Nähe. Genau dort setzt das Mandatsbüro an. Wir nehmen Ihnen die Organisation ab, behalten Termine und Unterlagen zusammen und sagen Ihnen, was erledigt ist.
Lassen Sie uns ein persönliches Gespräch führen.
Zur AnfrageVor Ort in Mülheim und im Rhein-Ruhr-Raum
Das Mandatsbüro sitzt in Mülheim an der Ruhr. Termine, Abholungen und Besichtigungen übernehmen wir in Mülheim, Oberhausen, Essen, Duisburg, Ratingen, Düsseldorf und dem übrigen Ruhrgebiet persönlich vor Ort.
Mülheim an der Ruhr, Oberhausen, Essen, Duisburg, Ratingen, Düsseldorf.
Karte des Einzugsgebiets: Mülheim an der Ruhr, Essen, Duisburg, Oberhausen, Ratingen, Düsseldorf.
Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende. Zoom per Mausrad erst nach Klick in die Karte.
Häufige Fragen
Was Mandanten vor dem ersten Gespräch meist wissen wollen. Fehlt eine Frage, stellen Sie sie in der Anfrage.
Für wen ist das Mandatsbüro gedacht?
Für Unternehmer und Privatpersonen in Mülheim an der Ruhr, Oberhausen, Essen, Duisburg und Umgebung, deren Zeit knapp ist: Menschen mit Verantwortung, Angehörige, die weit entfernt leben, Eigentümer mit Bauprojekten, Gründerinnen und Gründer. Wir nehmen bewusst nur wenige Mandate an, damit jedes die volle Aufmerksamkeit bekommt.
Arbeiten Sie allein oder mit Partnern?
Das Mandatsbüro Rhein-Ruhr wird von Jasmin Al Sharif geleitet. Unterstützt durch ein Netzwerk von Kooperationspartnern übernehmen wir die Organisation, Koordination und Korrespondenz eigenständig und gewährleisten eine ordnungsgemäße, zuverlässige und reibungslose Abwicklung.
Sprechen Sie Arabisch oder Englisch?
Ja, beides. Jasmin Al Sharif ist in Deutschland geboren und aufgewachsen, hat arabische Wurzeln und spricht Deutsch und Arabisch auf Muttersprachlerniveau; Beratung und Korrespondenz auf Englisch sind ebenfalls möglich. Behördenschreiben erklären wir auf Wunsch auf Arabisch oder Englisch, und wir kommen zu Terminen mit. Beglaubigte Übersetzungen fertigen vereidigte Übersetzer an, die wir vermitteln.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Wir arbeiten mit festen Monatspauschalen statt Stundensätzen. Die Höhe richtet sich nach Umfang und Rhythmus der Aufgaben und steht nach dem Kennenlerngespräch in einem schriftlichen Angebot. So wissen Sie vor dem ersten Bearbeitungstag, was die Zusammenarbeit im Monat kostet.
Wie kommen meine Unterlagen zu Ihnen?
Auf drei Wegen: Wir holen Post und Unterlagen im gesamten Einzugsgebiet persönlich ab, Sie schicken Scans oder Fotos, oder Sie richten uns ein eigenes Postfach beziehungsweise einen Zugang zu Ihrer Ablage ein. Welcher Weg passt, legen wir im Angebot fest.
Wie läuft die Zusammenarbeit im Alltag?
Sie erreichen uns über einen festen Kanal. Wir bearbeiten Ihre Aufgaben an vereinbarten Tagen, koordinieren Termine, Handwerker oder Ansprechpartner und melden zurück, was erledigt ist, im Rhythmus Ihrer Wahl. Entscheidungen bleiben bei Ihnen; wir bereiten sie vor und halten nach.
Wie schnell antworten Sie?
Innerhalb von 5 Werktagen melden wir uns auf jede Anfrage mit einem Gesprächsvorschlag. Laufende Aufgaben bearbeiten wir an festen, vorab vereinbarten Tagen.
Mandatsanfrage
Damit wir verstehen, ob und wie wir Ihnen helfen können, beschreiben Sie uns kurz Ihre Situation. Innerhalb von 5 Werktagen melden wir uns mit einem Gesprächsvorschlag.
Das Mandatsbüro Rhein-Ruhr
Jasmin Al Sharif
Telefon 0151 20285029
kontakt@mandatsbuero-rhein-ruhr.de
Termine nach Vereinbarung.